天下出版一本[開會開到死]的管理書,使用小說方式描述如何開好一個會。是暨[僕人]之後,也是少見以小說體描述管理的書。後來還曾做成筆記,就把筆記內容載於Blog:
開會,一樣的兩小時,為何不及電影的有趣?因為缺乏電影裡最主要的元素『衝突』,其次開會的結果是否具成效,取決於『架構』。
問題一,缺乏高潮迭起:
1. 誘因
2. 發掘衝突:假裝沒問題比攤開來講更糟糕。
3. 即時批准:主席或有權力決策者及時批准一個結論,使正反兩造得以專注自己的看法。
問題二,缺乏架構:
1. 每日報備會:新聞頭條。
(1) 目的在於讓大家了解每個人要做的事及每件事輕重緩急。
(2) 及如何化為行動實際執行。
(3) 可持續一段時間後(約兩月)再回頭評估效果。
2. 每週戰略會:影集,如CSI、越獄、誰是接班人
(1) 輪流報告當週最重要的二三事,每人一分鐘。
(2) 過程評估,只需討論四到六個指標,每個不能超過五分鐘,嚴禁深入討論。
(3) 即時議題,經由前兩個步驟後,主席需犧牲掌控議題的權力讓問題浮上檯面。目的是解決議題,及進一步澄清,找出相關障礙加以排除。
(4) 切勿事先預設議題(包括正式擬定與私下進行),切忌深入討論。
3. 每月策略會議:電影,深入一兩個重要議題
(1) 時間視主管而定,每個主題至少兩小時才能安心暢談與辯論。
(2) 戰略會議所需要深入的議題可以延到策略會議。
(3) 如需要可開臨時策略會議優先處理。
4. 每季戶外檢討會:
(1) 全面性策略評估
(2) 團隊評估
(3) 人員評估
(4) 競爭狀況與產業評估
會議類型 | 時間 | 目的與型式 | 成功關鍵 |
每日報備會 | 5分鐘 | 分享每日行程活動 | 不准坐下 只談行政面 不因任何因素取消 |
每週戰略會 | 45~90分鐘 | 檢討每週活動、評估指標、克服戰略性障礙及問題 | 大家報告完前,不預設要討論議題 策略性議題延到月會 |
每月策略會 | 2~4小時 | 討論、分析、腦力激盪、決定影響遠期成敗的重要議題 | 議題限制在1~2個 事先準備研究 多加點衝突性。 |
每季戶外會 | 1~2天 | 評估策略、產業趨勢、競爭狀況、主要人事與團隊發展 | 離開辦公室 重點在工作,少點社交 行程、進度不要排太滿 |
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