天下出版一本[開會開到死]的管理書,使用小說方式描述如何開好一個會。是暨[僕人]之後,也是少見以小說體描述管理的書。後來還曾做成筆記,就把筆記內容載於Blog:

開會,一樣的兩小時,為何不及電影的有趣?因為缺乏電影裡最主要的元素『衝突』,其次開會的結果是否具成效,取決於『架構』。

問題一,缺乏高潮迭起:

1. 誘因

2. 發掘衝突:假裝沒問題比攤開來講更糟糕。

3. 即時批准:主席或有權力決策者及時批准一個結論,使正反兩造得以專注自己的看法。

問題二,缺乏架構:

1. 每日報備會:新聞頭條。

(1) 目的在於讓大家了解每個人要做的事及每件事輕重緩急。

(2) 及如何化為行動實際執行。

(3) 可持續一段時間後(約兩月)再回頭評估效果。

2. 每週戰略會:影集,如CSI、越獄、誰是接班人

(1) 輪流報告當週最重要的二三事,每人一分鐘。

(2) 過程評估,只需討論四到六個指標,每個不能超過五分鐘,嚴禁深入討論。

(3) 即時議題,經由前兩個步驟後,主席需犧牲掌控議題的權力讓問題浮上檯面。目的是解決議題,及進一步澄清,找出相關障礙加以排除。

(4) 切勿事先預設議題(包括正式擬定與私下進行),切忌深入討論。

3. 每月策略會議:電影,深入一兩個重要議題

(1) 時間視主管而定,每個主題至少兩小時才能安心暢談與辯論。

(2) 戰略會議所需要深入的議題可以延到策略會議。

(3) 如需要可開臨時策略會議優先處理。

4. 每季戶外檢討會:

(1) 全面性策略評估

(2) 團隊評估

(3) 人員評估

(4) 競爭狀況與產業評估

會議類型

時間

目的與型式

成功關鍵

每日報備會

5分鐘

分享每日行程活動

不准坐下

只談行政面

不因任何因素取消

每週戰略會

45~90分鐘

檢討每週活動、評估指標、克服戰略性障礙及問題

大家報告完前,不預設要討論議題

策略性議題延到月會

每月策略會

2~4小時

討論、分析、腦力激盪、決定影響遠期成敗的重要議題

議題限制在1~2個

事先準備研究

多加點衝突性。

每季戶外會

1~2天

評估策略、產業趨勢、競爭狀況、主要人事與團隊發展

離開辦公室

重點在工作,少點社交

行程、進度不要排太滿

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